活動會議接待服務的標準有哪些?
更新時間：2018-12-19
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活動會議接待服務標準包括：
第一、會議接待服務的目的：為了規范會議接待行為，統一服務標準，持續、穩定的為用戶提供良好會議接待服務。
第二、會議接待服務的適用范圍：適用于大廈各類會議接待工作。
第三、會議接待服務的職責：
一、客戶部負責會議接待的具體實施。
二、客戶員負責會議登記和提前確認工作，確保會議如期召開；并記錄好會議召開的單位、出席人數和召集的領導職務來決定會議的大小，采取相應的服務措施；
三、客戶部負責安排工作人員對會議室進行布置，保障會議室整潔舒適；
四、會議接待員負責在會議進行期間巡查，及時處理突發事件，確保會議順利進行；
第四、會議接待服務的程序：
一、會議的分類：根據現時會議接待工作實際情況，將會議接待分為日常接待（二類會議接待）、一類會議、臨時會議。
二、一類會議（專指服務區域在主樓內的會議室）：
1、活動會議接待負責人接到熱線人員中、大型及重要會議通知后，與預訂會議人員聯系，了解會議的需求，并要求對方在《會議物資需求表》、《會議費用結算表》中簽字確認。
2、按客戶要求申購會議物資。
3、申購物資到位后，提前一天準備好橫幅，擺放好鮮花；并對會議室進行全面檢查，與會議主辦單位（部門）保持聯系，對座位數、名位牌、會標等進行核對，同時應對影視、音響設備、燈光、花卉擺設、茶水茶杯準備、衛生情況、進出通道進行檢查，要求達標后對會議室進行封閉管理，不準無關人員進入會場（會議室）；一切準備妥當后，可要求客戶到現場觀看。
4、會議接待員必須注意自己的儀表，穿好工作服，戴好工作牌，提前30分鐘到崗，并于會議開始前15分鐘將茶水準備到位，在會議室門外面帶笑容站好等待迎接參會人員。
5、會議快結束時，服務員在會議室門外站好準備歡送參會人員；
6、客戶部主任或客戶服務經理，必須到場監督會務工作人員的情況，巡視會議室的準備情況和會議的進行情況，以便有突發事情時及時應對；
7、如會議有需要，在會議期間應加強安全保衛工作，防止無關人員進入會場擾亂會；機電設備部人員應注意會議期間用電設備的工作情況，防止事故產生，應保證走火通道的暢通，緊急情況下，應有服務員在場進行疏導。
8、會議結束后，會議接待負責人持客戶確認的《會議物資需求表》、《會議費用結算表》到我部收費員處開發票。
9、將發票交客戶時一定要求客戶簽收，會議接待負責人一直跟進，直到我司收到該費用為止。
三、臨時會議：
1、接到熱線人員的通知后，該區域會議接待人員應5分鐘內到場按4.2.1第5）條款到第11）條款的程序開展工作。
第五、活動會議接待服務的會議工作流程：
一、服務熱線值班人員下班前將OA網上收集會議的信息填寫在《商務接待活動登記表》上交會議接待負責人員，并在第二天一上班重新收集新的信息，涉及到語音、投影系統的會議及其他部門配合的接待工作，應將會議情況記錄在《會議接待設備準備工作表》中交弱電組及其他部門進行會議準備。
二、服務熱線值班人員每20分鐘對OA網進行臨時會議信息的收集，并將新信息及時通知會議接待負責人員，由其安排工作并將新信息登記在《商務接待活動登記表》中。會議接待人員在會議前15分鐘完成對會議室的檢查及準備工作，檢查結果記錄在《商務接待活動登記表》上。無語音、投影系統的會議不用填《會議接待設備準備工作表》。
三、會議接待負責人員在領取當天《商務接待活動登記表》時，應將前一天的《商務接待活動登記表》、《會議接待設備準備工作表》交服務熱線值班人員統一歸檔。
四、服務熱線值班人員收到語音、投影會議室預定信息后，5分鐘內將《會議接待設備準備工作表》交給弱電組指定的技術員，由其在會議前15分鐘內做好準備工作。
五、參觀接待、二類會議、電視電話會議的會議接待工作，應在管理中心發出通知后進行。客戶部對接會議使用方，確定會議議程，轉交弱電組、嚴格按議程準備及配合。
六、領導日常辦公會議、參觀接待、二類會議及4電視電話會議，由服務熱線值班人員通過公司內部網向客服中心負責人及公司直接領導發布信息。
備注：參觀接待、二類會議、多功能會議廳及4樓電視電話會議的工作流程均應按上述內容實施，以保證商務活動的統一性及各項質量記錄表格的有效性。
第六、會議服務接待的弱電技術員的日常維護及會前準備：
一原則：保證活動會議系統的設備正常運行
二、措施：
1、每周維護、檢查會議室的會議設備（語音、投影），做好維護、檢查工作的記錄，每月進行會議室會議設備功能性的評估。
2、會議前半小時按照服務熱線提供的《會議接待設備準備工作表》，對會議室會議系統進行檢測，并將完成情況記錄在《會議接待設備準備工作表》上，由會議接待人員進行復核。
3、領導以上重要會議，完成檢測后應在現場對會議全程跟進。
4、活動會議開始前5分鐘，會議接待人員用禮貌語言“各位領導早上好（下午好），進行最后一次試音”，驗證會議系統。
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